Image

Jabatan Pengurusan

Jabatan Pengurusan HQE II

Seksyen Khidmat Pengurusan & Sumber Manusia


PENGENALAN


Seksyen Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia, Jabatan Pengurusan Hospital Queen Elizabeth II telah mula beroperasi semenjak tahun 2009 yang diketuai oleh Penolong Pegawai Tadbir Kanan (Eksekutif) Gred N32. Seksyen Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia salah satu daripada Empat Seksyen utama dalam Jabatan Pejabat yang terletak di Aras Satu Hospital Queen Elizabeth II.


Bahagian ini terbahagi kepada tujuh unit seperti berikut :

• Unit Pentadbiran Am
• Unit Keselamatan dan Perlindungan
• Unit Komunikasi Korporat dan Khidmat Pelanggan
• Unit Perjawatan dan HRMIS
• Unit Perkhidmatan dan Sumber Manusia
• Unit Latihan
• Unit Tatatertib dan Harta

Secara amnya; Seksyen Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia bertanggungawab menguruskan segala urusan berkaitan perkhidmatan Pentadbiran Am, Keselamatan dan Perlindungan, Komunikasi Korporat & Khidmat Pelanggan, Perjawatan dan HRMIS, Perkhidmatan dan Sumber Manusia, Latihan dan Tatatertib dan Harta.

VISI DAN MISI

VISI

Memberi perkhidmatan yang cekap dalam urusan pentadbiran demi kecemerlangan Jabatan Pengurusan, Hospital Queen Elizabeth II.

MISI

Menyediakan perkhidmatan sokongan dan khidmat nasihat dalam urusan pentadbiran dan mempastikan Sekyen Khidmat Pengurusan & Sumber Manusia, Jabatan Pengurusan Hospital Queen Elizabeth II dapat dilaksanakan dengan berkesan untuk mempertingkatkan mutu perkhidmatan yang cemerlang.



OBJEKTIF

1. Seksyen Khidmat Pengurusan & Sumber Manusia Hospital Queen Elizabeth II bertanggungjawab untuk mengurus hal-hal berkaitan dengan perkhidmatan Pengurusan Am, Kemudahan Penginapan Kompleks On-Call, Keselamatan, Perhubungan Pelanggan, Perjawatan dan Perkhidmatan Personel semua Pegawai dan Kakitangan serta melaksanakan Arahan-arahan dan Pekeliling-pekeliling Kerajaan dan Kementerian Kesihatan.

2. Seksyen Khidmat Pengurusan & Sumber Manusia akan memastikan pengurusan Hospital Queen Elizabeth II berjalan dengan teratur, cekap dan berkesan.



PIAGAM PELANGGAN

1. Memastikan dokumen urusan persaraan anggota diproses dalam tempoh 12 bulan sebelum tarikh persaraan.

2. Memastikan aduan diterima diberi Surat Akuan Terima dalam tempoh 1 hari bekerja.

3. Memastikan semua anggota membuat pengisytiharan harta bagi lantikan baharu dan dan setiap lima (5) tahun.

4. Memastikan iklan dan maklumat pelaksanaan LDP dihebahkan kepada pelanggan dalam tempoh 24 jam selepas menerima surat menyurat yang berkaitan.

5. Memastikan kawalan keselamatan perlindungan HQE II dari segi aspek fizikal, dokumen dan peribadi berada dalam keadaan optimum sepanjang masa.



FUNGSI UTAMA

Melaksanakan Urusan:

• Penerimaan Surat Rasmi, Berdaftar dan Persendirian.
• Penyediaan dan Penghantaran Surat Pos Biasa, Berdaftar dan Pos Laju.
• Permohonan Membuka Fail Baharu Jabatan, Penutupan dan Pelupusan Fail.
• Menyediakan Pelekat Kenderaan Kakitangan.
• Pemantauan Kompleks bagi Doktor Atas Panggilan.
• Urusan Tempahan Bilik Mesyuarat dan Tempahan Makanan.
• Memproses Kad Pekerja Hospital.
• Memastikan Kawalan dan Keselamatan hospital dijaga.
• Menguruskan perkhidmatan anggota bermula dari penempatan anggota hingga persaraan anggota.
• Menguruskan Perjawatan dan permohonan ABM.
• Menguruskan Sasaran Kerja Tahunan dan Laporan Nilaian Prestasi anggota HRMIS.
• Menguruskan dan mengendalikan kes tatatertib pegawai dan anggota.
• Mengendalikan urusan pengisytiharan harta pegawai dan anggota.
• Mengendalikan urusan latihan anggota.
• Mengendalikan urusan permohonan lawatan rasmi/peribadi keluar negara.
• Menerima dan melayan setiap panggilan telefon masuk keluar dengan berhemah.
• Melayan pertanyaan setiap pelanggan yang datang.









PENGENALAN
Seksyen ICT hospital ini diketuai oleh seorang Pegawai Teknologi Maklumat Kanan Gred F44 dengan dibantu oleh seorang Pegawai Teknologi Maklumat Gred F41, 2 orang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Gred FA29, seorang Juruteknik Gred FT19, seorang Pembantu Tadbir Gred N19, Pembantu Perpustakaan Gred S19 dan 2 orang Juruteknik Komputer Gred FT19 (Pekerja Sambilan Harian). Unit ini menyediakan khidmat sokongan teknikal dan nasihat ICT kepada semua pengguna ICT di hospital.

VISI
Untuk memberikan khidmat nasihat dan sokongan teknikal yang terbaik kepada semua pengguna perkhidmatan ICT HOSPITAL QUEEN ELIZABETH II.

MISI
Untuk menjadikan warga hospital yang mahir menggunakan ICT seiring dengan perkembangan teknologi perubatan bagi memastikan perkhidmatan kesihatan dapat disampaikan dengan berkesan dan cemerlang.

OBJEKTIF
Menyediakan perkhidmatan sokongan teknologi maklumat kepada semua pengguna hospital dalam usaha ke arah memperbaiki dan mempertingkatkan keberkesanan, kualiti dan produktiviti dalam sistem pentadbiran KKM dan kesihatan orang ramai.

PIAGAM PELANGGAN
  • Membangunkan sistem secara dalaman untuk kegunaan pengguna ICT di HQE II.
  • Memastikan 100% aduan pengguna ICT bagi urusan kewangan di dalam skop diselesaikan dalam masa 4 jam.
  • Memastikan 85% permasalahan ICT dalam skop yang diterima melalui Meja Bantuan ICT diselesaikan dalam masa tidak melebihi 3 hari bekerja.
  • Semua urusan pengwujudan, pengaktifan, pembatalan, pemindahan dan tukar kata laluan hendaklah diselesaikan dalam masa 3 hari bekerja dari tarikh permohonan.


FUNGSI UTAMA

  • Merancang dan memperkukuh infrastruktur ICT HOSPITAL QUEEN ELIZABETH II SABAH
  • Memastikan semua aduan pengguna ICT diambil perhatian dan diberikan penyelesaian segera.
  • Memastikan Laman Web Hospital dikemaskini setiap masa.
  • Memastikan semua aplikasi KKM dan EG dapat dicapai dan diakses sepanjang masa.
  • Memastikan Rangkaian Setempat (LAN) di HQEII beroperasi dengan baik dan boleh dicapai sepanjang masa.
  • Memastikan pengguna dapat membuat capaian internet.
  • Memastikan aktiviti housekeeping terhadap semua komputer dibuat setiap enam (6) bulan.
  • Memberikan khidmat nasihat dan sokongan teknikal kepada semua pengguna yang memerlukan.

Seksyen Perolehan, Pembangunan & Pengurusan Fasiliti


PENGENALAN

Seksyen ini bertanggungjawab untuk menguruskan hal ehwal pembangunan kemudahan dan infastruktur, serta pengurusan dan penyelenggaraan aset hospital ini agar perkhidmatan dan kemahiran yang diberikan adalah berkualiti, berkesan dan berjaya mencapai objektif hospital ini.

Seksyen Perolehan, Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti Hospital ini diketuai oleh seorang Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M41 dengan dibantu oleh seorang Penolong Akauntan Gred W29, seorang Pembantu Tadbir Gred N22 dan enam (6) orang Pembantu Tadbir Gred N19. Lokasi unit ini adalah di Jabatan Pengurusan, Aras 1, Hospital Queen Elizabeth II.



VISI DAN MISI

VISI

Untuk memastikan perkhidmatan dan kemahiran yang diberikan oleh hospital ini adalah berkualiti, berkesan dan berjaya mencapai objektif hospital.

MISI

Sebagai pusat pembangunan dan pengurusan aset yang cekap, profesional dan bersistematik.



OBJEKTIF

Okjektif seksyen ini adalah untuk menguruskan hal ehwal perolehan sebut harga ,pembangunan kemudahan dan infrastruktur, serta Pengurusan dan penyelenggaraan aset hospital ini.



PIAGAM PELANGGAN

• Memastikan urusan sebutharga dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh tutup iklan setiap bulan.

• Memastikan semua permohonan projek pembangunan hospital diterima dari Jabatan/Unit untuk dibawa ke mesyuarat pembangunan. Menguruskan permohonan sewaan dan memantau pembayaran sewaan bulanan bangunan/tapak hospital ini.

• Memastikan Pemeriksaan Verifikasi stok dijalankan di stor-stor utama hospital dan kadar pusingan stok dilaporkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) Hospital.

• Memastikan pendaftaran aset dilaksanakan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh penerimaan berserta dengan dokumen yang lengkap.



FUNGSI UTAMA

Antara tugas dan tanggungjawab Seksyen Perolehan, Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti adalah:-

Unit Perolehan

• Melaksanakan proses sebutharga secara e-sebutharga mengikut permohonan Jabatan.
• Memastikan Standard Operating Procedure (SOP) proses sebutharga yang telah ditetapkan sentiasa dipatuhi.
• Menyediakan Takwim/Jadual Perancangan Sebut Harga Tahunan.
• Memantau Kontrak Pusat.

Unit Pembangunan

• Menerima permohonan projek-projek kecil pembangunan hospital dari Jabatan/Unit dan menyenaraikan projek-projek tersebut untuk dibincangkan dalam Mesyuarat Pembangunan.
• Menguruskan permohonan sewaan bangunan di hospital.
• Memastikan sewaan bulanan oleh penyewa dibayar mengikut jadual.
• Memastikan bahawa Surat Setuju Terima dan kontrak perjanjian dikeluarkan dalam tempoh yang ditetapkan.

Unit Pengurusan Fasiliti dan Stor

• Memastikan proses pendaftaran aset baru/aset yang dipindahakan ke hospital ini dilaksanakan secara lancar.
• Memastikan proses pemindahan aset dijalankan secara lancar.
• Memastikan proses pelupusan aset dijalankan secara lancar.
• Memastikan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori dilaksanakan.
• Memantau kadar pusingan stok di stor-stor utama.
• Mengemaskini senarai aset alih Kerajaan dalam Sistem Pengurusan Aset (MySPA) atas talian.
• Mengemaskini senarai aset tidak alih Kerajaan dalam Sistem Pengurusan Aset Tak Alih (MySPATA) atas talian.

Seksyen Kewangan & Akaun


PENGENALAN

Seksyen Kewangan dan Akaun terletak di Aras 1, Pejabat Jabatan Pengurusan bersebelahan dengan Pejabat Pengarah Hospital. Seksyen ini diketuai oleh Akauntan WA41 dan dibantu oleh beberapa kakitangan dari pelbagai kategori jawatan iaitu seorang Penolong Akauntan W32, dua orang Pembantu Tadbir (Kew) W22, 2 orang Penolong Akauntan W29 (KUP), 1 orang Pembantu Tadbir (Kew) W22 (KUP), 1 orang Pembantu Tadbir (Kew) W19 dan 4 orang Pembantu Tadbir (P/O) N19.



VISI DAN MISI

VISI

Untuk menyediakan perkhidmatan pengurusan Kewangan yang terbaik kepada seluruh warga kerja Hospital Queen Elizabeth II.

MISI

Memberikan perkhidmatan kewangan dan memastikan pengurusan yang berkualiti dilaksanakan dengan mematuhi peraturan-peraturan yang ditetapkan bagi menjamin kedudukan kewangan Hospital kukuh dan terkawal.



OBJEKTIF

Menyediakan perkhidmatan dalam semua hal ehwal berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang cekap, berkualiti, berkesan, mudah diperolehi dan kemaskini berlandaskan kepada Peraturan-Peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa supaya dapat memenuhi keperluan pelanggan atau pekerja dalam dan luar Hospital Queen Elizabeth II, Kota Kinabalu.



PIAGAM PELANGGAN

● Memastikan pembayaran bil dan tuntutan di HQE II dapat diselesaikan dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan yang lengkap dan sempurna.

● Memastikan prestasi perbelanjaan mengurus tahunan Hospital sekurang-kurangnya 98%.



FUNGSI UTAMA

Antara tugas dan tanggungjawab Seksyen Kewangan dan Akaun adalah:-

● Mengurus dan mengawal prestasi perbelanjaan Hospital.
● Memantau perekodan dan penyediaan laporan perbelanjaan.
● Menguruskan pembayaran emolumen kakitangan Hospital.
● Memastikan semua pembayaran termasuk pukal dibuat dalam tempoh yang ditetapkan.
● Memastikan daftar bil diselenggara dengan betul.
● Memastikan sistem vot berkomputer, daftar akaun amanah dan daftar deposit diselenggara dengan teratur dan kemaskini.

Unit Keselamatan & Perlindungan


PENGENALAN

Unit Keselamatan & Perlindungan terletak di aras 1 Pejabat Pengurusan dan Pentadbiran. Unit ini dikendalikan oleh seorang Pembantu Keselamatan KP19 dengan kerjasama Unit PPP dan Pengurusan Hospital. Unit ini bertanggungjawab terhadap :-

1. Melaksanakan tugas kawalan keselamatan aset kerajaan melibatkan keselamatan fizikal, dokumen dan personel di bangunan dan premis kerajaan termasuk kawasan-kawasan yang diisytiharkan sebagai Kawasan Larangan dan Tempat Larangan di bawah Akta Kawasan Larangan dan   Tempat Larangan 1959 (Akta 298).
2. Menyelia tugas-tugas Pengawal Keselamatan.
3. Memantau dan menyelia kawalan keselamatan pergerakan akses kenderaan.
4. Memastikan Syarikat Kawalan Keselamatan yang dilantik mematuhi arahan dan peraturan yang terkandung dalam perjanjian.

Unit Keselamatan & Perlindungan juga terlibat dalam memantau dan menilai prestasi Syarikat Kawalan Keselamatan serta membuat pemotongan yuran bulanan berdasarkan jumlah ketidakhadiran pengawal keselamatan bagi perkhidmatan kawalan keselamatan di hospital ini. Penilaian prestasi dan laporan bulanan akan dihantar ke Unit Perolehan JKNS dan Bahagian Khidmat Pengurusan KKM

PROFIL UNIT KESELAMATAN DAN PERLINDUNGAN HQE II

1. PENGARAH HOSPITAL
2. PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (TIMBALAN PENGARAH   PENGURUSAN)
3. KETUA BAHAGIAN (KETUA PENYELIA PEN. PEG. PERUBATAN U44)
4. PENOLONG PEGAWAI TADBIR N32
5. PEMBANTU KESELAMATAN KP17



VISI DAN MISI

VISI

Unit Keselamatan sebagai pusat pengurusan keselamatan perlindungan Hospital yang cemerlang berteraskan Arahan Keselamatan dan pekeliling Kementerian bagi menyokong dan mendorong ke arah mencapai visi Hospital.

MISI

Memberi perkhidmatan yang professional,berintegriti dan berakauntabiliti bagi mewujudkan suasana hospital yang selamat dan sejahtera demi menjaga imej hospital.



OBJEKTIF

● Memastikan 90% kehadiran pengawal keselamatan mematuhi kontrak.

● Memastikan anggota keselamatan yang siapsiaga dan kompeten.

● Melaksanakan kawalan keselamatan yang sistematik dan berterusan.

● Menguatkuasakan undang-undang dan peraturan terhadap warga hospital secara berhemah dan proaktif.

● Menyediakan urusan perkhidmatan keselamatan berteraskan penggunaan teknologi .



PIAGAM PELANGGAN

Kami beriltizam memberikan perkhidmatan pelanggan yang cekap dan berkesan dengan:

● Membuat kawalan keselamatan 24 jam sehari.

● Menjalankan rondaan keselamatan 2 syif setiap hari.

● Menyediakan laporan kes keselamatan yang sistematik dan berterusan.

● Mengambil tindakan ( respon ) terhadap makluman kes kecemasan dalam tempoh 10 minit dan laporan kes 24 jam.



FUNGSI UTAMA

FUNGSI UTAMA

● Pengurusan Kawalan Keselamatan
● Kawalan Trafik
● Penguatkuasaan undang-undang dan peraturan

AKTIVITI FUNGSI KAWALAN KESELAMATAN

● Menyediakan laporan kawalan keselamatan.
● Pemantauan CCTV
● Pengurusan bencana
● Kawalan protokol
● Kawalan pintu utama Hospital Queen Elizabeth II
● Kawalan pos
● Rondaan kawasan
● Rondaan bangunan
● Rondaan pagar
● Pemeriksaan pas keselamatan
● Kawalan pas pelawat
● Pemeriksaan pelekat kenderaan
● Pemeriksaan pas jabatan
● Kawalan kunci pejabat

AKTIVITI FUNGSI PENGUATKUATSAAN UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

● Penyediaan Papan Tanda Arah Sementara
● Pelaporan Statistik Keselamatan
● Pengurusan Fail dan Rekod
● Pengurusan Strategik Jabatan
● Agihan Pelekat Kenderaan
● Pengeluaran Pas Keselamatan
● Pengurusan Kenderaan
● Penyelenggaraan Arahan Tetap Keselamatan
● Pengurusan Keselamatan Pejabat

FUNGSI PENTADBIRAN KESELAMATAN

● Penyediaan Papan Tanda Arah Sementara
● Laporan Statistik Keselamatan
● Pengeluaran Pas Akses Keselamatan
● Pengurusan Kenderaan
● Penyelenggaraan Arahan Tetap Keselamatan
● Pengurusan Keselamatan Pejabat




Hak Cipta Terpelihara © 2020 Hospital Queen Elizabeth II